راهنمای مهاجرت و ورود اطلاعات در کلاس‌آموز

مهاجرت و ورود اطلاعات چه مسئله‌ای را حل می‌کند؟

مهاجرت مستقیم Excel به دیتابیس بدون Dry Run می‌تواند داده واقعی را خراب کند.

ورود اطلاعات باید ابتدا آزمایشی اجرا شود تا خطاها پیش از تغییر داده واقعی دیده شوند.

چه زمانی از این بخش استفاده کنیم؟

برای ورود CSV/XLSX و مهاجرت کنترل‌شده داده استفاده شود.

آموزشگاهی که اطلاعات قبلی خود را در Excel، CSV یا سامانه دیگر نگهداری کرده است.

چه امکانات و خروجی‌هایی در اختیار شماست؟

• بارگذاری CSV و XLSX
• پیشنهاد نگاشت ستون‌ها
• اجرای آزمایشی بدون تغییر داده
• اعمال مرحله‌ای و بازگشت امن
• ردیف معتبر و خطادار
• گزارش خطا برای اصلاح
• Snapshot قبل و بعد از اعمال

فرآیند پیشنهادی استفاده

• فایل را در Storage خصوصی بارگذاری کنید.
• نگاشت ستون‌ها را بررسی کنید.
• Dry Run و خطاها را مشاهده کنید.
• Apply را Chunk-based اجرا و Snapshot را نگه دارید.

کنترل‌هایی که مدیر باید انجام دهد

• Import فاکتور پرداخت‌شده را overwrite نکند.
• Snapshot قبل از Apply حذف نشود.
• فایل بزرگ محدودیت Zip/XML را رعایت کند.

محدودیت‌ها و نکته‌هایی که باید از قبل بدانید

• فایل‌های بسیار بزرگ براساس سقف سرویس تقسیم می‌شوند.
• اطلاعات پرداخت‌شده با Import عمومی بازنویسی نمی‌شود.

چه شاخص‌هایی را بررسی کنیم؟

• ردیف معتبر
• ردیف خطادار
• Rollback انجام‌شده

روش استقرار مرحله‌ای و سنجش موفقیت

برای راه‌اندازی مهاجرت و ورود اطلاعات ابتدا وضعیت فعلی آموزشگاه را ثبت کنید: مسئول انجام کار چه کسی است، اطلاعات از کجا وارد می‌شود، چه خروجی‌ای باید تحویل شود و خطای این فرآیند چه اثری بر دانش‌آموز یا تیم اجرایی دارد. سپس همان مسیر را در کلاس‌آموز با یک دامنه محدود، مانند یک کلاس یا یک دوره آزمایشی، پیکربندی کنید تا تصمیم‌ها بر اساس نتیجه واقعی گرفته شوند.

در اجرای آزمایشی، مدیر آموزشگاه باید بتواند بدون دسترسی اضافه و بدون ثبت دوباره اطلاعات، کار را از ابتدا تا انتها انجام دهد. نتیجه را با داده مبدأ تطبیق دهید، اعلان‌ها و گزارش‌های مرتبط را کنترل کنید و هر ابهام کاربری را پیش از گسترش استفاده برطرف سازید. این مرحله برای عملیات مالی، پیام‌رسانی و اتصال‌های بیرونی باید با اطلاعات غیرواقعی یا تراکنش کنترل‌شده انجام شود.

پس از تأیید نمونه، مسئول فرآیند، زمان شروع استفاده عمومی و شاخص موفقیت را مشخص کنید. در پایان نخستین دوره کاری، تعداد عملیات کامل‌شده، خطاها، درخواست‌های پشتیبانی و زمان انجام کار را با وضعیت قبل مقایسه کنید. اگر نتیجه مورد انتظار حاصل نشد، ابتدا کیفیت داده، سطح دسترسی و ترتیب مراحل را اصلاح کنید و بعد ظرفیت یا دامنه استفاده را افزایش دهید.

از نظر انتخاب پکیج نیز این نکته را در نظر بگیرید: برای مهاجرت اولیه آموزشگاه، قالب استاندارد و راهنمای ورود اطلاعات ارائه می‌شود. ظرفیت و افزونه موردنیاز باید بر مبنای مصرف واقعی مجموعه انتخاب شود تا هزینه قابل پیش‌بینی بماند و ارتقا بدون حذف اطلاعات انجام شود.

ارتباط با سایر امکانات کلاس‌آموز

این قابلیت معمولاً در کنار دانش‌آموزان و مدرس‌ها، دوره‌ها و کلاس‌ها، توسعه‌دهندگان و اتصال‌ها بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند. اتصال داخلی ماژول‌ها باعث می‌شود اطلاعات آموزشگاه دوباره‌کاری نشود و هر نقش فقط بخش مجاز را ببیند.

چک‌لیست قبل از استفاده عملیاتی

• مسئول و سطح دسترسی افرادی که با مهاجرت و ورود اطلاعات کار می‌کنند مشخص باشد.
• یک نمونه با اطلاعات غیرواقعی اجرا و نتیجه مورد انتظار ثبت شود.
• کاربر نهایی مسیر را بدون توضیح شفاهی طولانی بتواند کامل کند.
• پیام، پرداخت یا اتصال بیرونی پیش از استفاده عمومی در محیط کنترل‌شده آزمون شود.
• پس از اولین دوره استفاده، خطاها و شاخص‌های واقعی بازبینی شوند.

مراحل سریع

1. هدف استفاده از «مهاجرت و ورود اطلاعات» را برای مدیر آموزشگاه مشخص کنید.
2. فایل را در Storage خصوصی بارگذاری کنید.
3. نگاشت ستون‌ها را بررسی کنید.
4. Dry Run و خطاها را مشاهده کنید.
5. یک نمونه واقعی را اجرا و نتیجه را با شاخص‌های تعریف‌شده کنترل کنید.
6. پس از تأیید، فرآیند را برای کاربران مربوط فعال و راهنمای داخلی را در دسترس قرار دهید.

یک سناریوی کاربردی

سؤال‌های متداول

راهنماهای مرتبط